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  如果你是新手,不怎么熟悉电话工具,打电话前一定要充分学习电话软件的特点,各个功能键的用法,最好做个test call, 防止正式电话会议中出洋相。

  如果你是职场新人,打conference call前一定要打好草稿,列出预期要讲的bulletin points,并学会设想对方可能问到的问题,提前在脑子里过一遍。

  如果是 audio conference call, 当你不发言的时候,记得按mute键,这样显得更专业,并且让你专注于听别人正在讲什么。

  如果是video conference call,请保持职场仪态。认真倾听,适当点头,显示你有认真参与其中。

  使用商务语言,简洁明了。电话会议最重要的目的是交流工作,所以要切忌使用深奥、复杂的词汇和句型。

  首先就是介绍自己,以及一起参与电话会议的人员。当然啦,如果还有其他对方不熟悉的人员也在电话会议中,也要介绍。比如:

  好了。现在我们一起来讨论下Cutlas软件公司并购策略。我们先要弄清楚如何汇款,合同如何草拟。我们的法务部门需要和财务人员合作,我还要签署一些法律文件。这需要在座所有人的共同努力。

  计划好每个人的发言顺序。最好提前发送电子邮件,告知一下大家顺序,这样开会的时候,就不会出什么差错了。这样一方面能防止突然冷场(avoid dead air),不小心越过谁谁谁。

  先由我们的法务顾问Susan Francis先发言吧。过去一个月来,她一直在跟进此次并购合同事宜。Susan,你来讲讲吧。

  谢谢Susan,按照议程,下面由首席财务官James Fitzpatrick发言。James, 跟我们说说银行需要我们这边做什么工作吧。

  但是,一旦对话展开,可能就不受你控制了。那么,如何有礼貌地引导对话方向非常重要(shape the flow of the conversation in a polite way)。一种办法就是认同前一个人的论点,然后将对话引入其他方向,这样比较自然。

  电话会议临近结束的时候,要总结下此次会议达成的目标,特别要强调通过电话会议,大家离目标如何更进一步。并且记得列出未来的目标。

  好了,今天通话非常愉快。我们已经重新草拟合同了。所以,Susan,麻烦你尽快着手做吧。至于银行方面,我们要退一步,用我们的自有资金买下cutlas8%的股份。Susan,还要麻烦你把我们的财务记录今天交给董事会。合同一旦拟定,我们再碰一次面。谢谢大家,过一段时间再联系。

  到了某个阶段的时候,别人可能也会要要求你表达自己观点。那么要如何组织语言,让大家感兴趣听你说的话呢?

  在电话会议中,如果你积极融入其中,肯定要发表自己的想法,或对别人想法加以补充,或反驳。那么,下面这些句式教你如何有礼貌地表达自己观点!

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